Как эффективно управлять своим временем

24 часа в сутках – это мало или много? Зависит от того, чем ты их заполняешь. Когда «маешься дурью» – просиживаешь в Интернете, слоняешься бесцельно по квартире, бездумно щелкаешь пультом, переключая каналы ТВ, – то обычно кажется, будто минуты тянутся еле-еле. Если же твой день забит «под завязку» различными делами – учебой в школе или институте, посещением кружков по интересам, выполнением обязанностей по дому, – скорее всего, ты сто раз успеваешь пожалеть, что в сутках всего лишь 24 часа, а не 48. Грамотное управление своим временем – залог твоих будущих успехов. А вот его нерациональное использование обычно причина недовольства собой и своей жизнью в целом, потому что нет тех результатов, на которые ты рассчитывал. Как же все успеть?

Во-первых, определись, что для тебя особенно важно сейчас, какие цели ты ставишь перед собой, чего непременно планируешь достичь? Именно им тебе стоит уделить время по максимуму, дабы получить необходимый эффект. У замечательной поэтессы и писательницы Агнии Барто есть стихотворение «Болтунья» с такими строчками: «Драмкружок, кружок по фото, хоркружок – мне петь охота». Бедная девочка буквально разрывается между ними, не в силах сосредоточиться на чем-то одном. А ведь у нее еще и учеба, и много чего другого… Тут возникает вопрос – насколько успешно она все это делает.

Слишком большое количество самых разнообразных целей – типичная ошибка, мешающая людям осуществить свои мечты. Ты и учиться только на «отлично» хочешь, и на звание олимпийского чемпиона в каком-нибудь виде спорта замахнулся, и три языка в совершенстве желаешь знать, и при этом общаться с любимыми друзьями минимум по 5 часов в день… Нужно быть готовым чем-то жертвовать, от чего-то отказываться. Чем меньше ты поставишь перед собой глобальных задач, тем выше шанс, что они реализуются в полной мере. Оптимальное число ключевых целей – 5-9, а еще лучше – до трех. Естественно, на протяжении твоей жизни они могут поменяться и не раз. Ведь ты не стоишь на месте, а развиваешься, и какие-то твои ценности и представления также могут измениться.

Каждую такую цель разбиваешь на несколько отдельных последовательных этапов/задач. Например, одна из важнейших целей – поступление в престижный ВУЗ. Соответственно, ты тщательно продумываешь все необходимые шаги для этого: узнаешь, какие экзамены нужно сдать, где у тебя есть пробелы, что нужно подтянуть и т.д. Иными словами, «съедаешь слона по кусочкам». Целиком и сразу его не осилить, а вот по частям, потихонечку – вполне.

Во-вторых, приучайся начинать день с выполнения своих самых главных задач. Например, в рамках подготовки к экзамену по биологии предстоит осилить 50 страниц из учебника. А теперь вспомни, как это обычно происходит – настолько неохота читать адову кучу страниц, что «зависаешь» на всякой ерунде – болтаешь по телефону с другом, катаешься на велике по парку до посинения, Интернет опять же, – всячески оттягивая тот момент, когда таки надо усесться за книгу. В итоге куда-то «улетучиваются» 6-8 драгоценных часов, и ты, на ночь глядя, судорожно пролистываешь проклятый учебник.

Есть один наглядный пример для иллюстрации. В стеклянную емкость округлой формы кладут несколько лимонов, а затем высыпают туда сахар, и все это прекрасно умещается в емкости. Потом процедура повторяется, но в обратном порядке: сначала – сахарный песок, а потом добавляются лимоны. Парадоксально, но в этом случае последним не хватает почему-то места. Сахар символизирует всякие рутинные и не особо важные дела, а лимоны, напротив, значимые. Если начать с «лимонов» – крупных заданий, – останется время и на мелкие. Но если поступить наоборот, то рутина незаметно поглощает те минуты, которые можно было бы посвятить воплощению грандиозных планов – освоить английский язык, написать давно задуманный роман и т.д.

Представим, что на сегодня у тебя составлен список самых разных дел – «ступеней», шагов к достижению твоих главных целей. Скорее всего, в течение дня к нему добавится еще что-то. С чего лучше начать, в каком порядке решать задачи? Тебе в помощь такой способ расстановки приоритетов как «Матрица Эйзенхауэра», по имени американского президента, придумавшего его. Приоритет – это разделение на последовательность этапов: что нужно сделать в самую первую очередь, что – во вторую и т.д. Все дела разделяются в зависимости от их важности и срочности на 4 квадрата:

A – важные и срочные (высокий уровень важности и срочности). Их еще называют «Пожар! Горим!». За них нужно браться сразу, поскольку от них больше всего зависит реализация какой-то из твоих целей. Например, устранение серьезной проблемы или выполнение задания, сроки сдачи которого уже на подходе. Скажем, завтра – последний день, когда принимаются творческие работы для конкурса, а ты еще даже не приступал к ней. Конкурс же по каким-то причинам значим для тебя.    

Б – важные, но не срочные (высокий уровень важности, низкий – по срочности). Подготовка к тому же конкурсу, только последний срок сдачи работ, слава богу, не завтра, а через месяц. Такие дела можно отложить на некоторое время, но ненадолго. Ими лучше заниматься регулярно, пусть и понемножку. Иначе они перейдут в квадрат A, и тебя грозит раздавить снежным комом из важных и неотложных задач. Как будто на противоположных концах большого города одновременно раздается сигнал тревоги о загоревшихся зданиях и тебе надо и туда, и туда, чтобы потушить пожар. Вряд ли ты успеешь сделать все качественно и везде, что-то обязательно пострадает.

В – срочные, но не важные (низкий уровень важности, высокий – по срочности). Как правило, такие дела на самом деле важны вовсе не для тебя, а для кого-то другого, но именно тебя просят или требуют заняться ими срочно, очень срочно. К примеру, написать за друга сочинение. Некоторые хитрые граждане так формулируют свою просьбу, что тебе кажется, будто это нужно тебе, а вовсе не им. 

Г – не срочные и не важные (низкий уровень важности и срочности), или «мусорная корзина». Сюда относится не особо содержательная переписка в социальных сетях, просмотр фотографий, болтовня ни о чем и др. Беда в том, что мы порой даже не осознаем, какое колоссальное количество времени тратится впустую в подобных случаях.

К делам из квадратов В и Г рекомендуется приступать ТОЛЬКО ПОСЛЕ выполнения задач из квадратов A и B или перепоручить их другим людям. 

Самое сложное здесь – научиться отделять важность от срочности. Срочные, но отнюдь не важные дела любят маскироваться под важные. Кажется, что срочность – синоним важности, но это не так. Расставляя приоритеты между делами по их важности и срочности, задай себе вопрос – действительно ли выполнение данной задачи приблизит тебя к реализации твоих главных жизненных целей, т.е. очень важных для тебя? Действительно ли то, что тебе вроде как нужно решить срочно – важная именно для тебя задача? А что произойдет, если ты НЕ сделаешь этого? Насколько это критически скажется на реализации твоих целей?

Еще раз: сначала – дела важные и срочные, потом – важные, но пока не срочные. На все остальное нет смысла тратить свое время. Если ты все распределяешь грамотно, то больше всего задач у тебя окажется в квадрате B – то, чем ты занимаешься спокойно, без суеты, регулярно. Если у тебя слишком много дел попадают в квадрат A, значит, ты чрезмерно часто оставляешь «на потом» какие-то важные дела, тратя время на ерунду.

После того, как все приоритеты расставлены, необходимо определиться с тем, сколько времени выделить на выполнение тех или иных дел. К примеру, заниматься ежедневно английским языком по 2 часа, зарядкой – по полчаса каждое утро, на сон – 8 часов и т.д. Желательно жестко планировать не более 60% от всего времени. Если полностью распланировать весь свой день конкретно по часам и минутам и не оставить в нем никаких «зазоров» для непредсказуемых ситуаций, рано или поздно нас постигнет неудача и разочарование, что мы чего-то не успеваем сделать. Предвидеть все заранее невозможно, мы зависим и от внешних обстоятельств тоже.